ALEA er foreningen bag Fastaval, det er os som afholder den årlige rollespilskongres, men det er ikke ALEAs opgave at arrangere Fastaval - det står Fastavals hovedarrangører og de mange andre frivillige arrangører for (I er seje!) ALEA har en række opgaver, der primært varetages af bestyrelsen. Det gennemgående tema er at være bindeled mellem de forskellige hovedarrangørgrupper og varetage Fastavals langvarige interesser.
Der er nogle administrative opgaver tilknyttet bestyrelsesarbejdet bl.a. foreningens økonomi, udarbejdelse af årsberetning, indkaldelse til generalforsamling og drift af Fastavals lager. De enkelte ansvarsområder på Fastaval har gennem tiden investeret i diverse grej til afholdelse af Fastaval. Det betyder at ALEA efterhånden har et betragteligt lager af alt fra service og pynt og gulvmopper. ALEA udlåner i begrænset omfang udstyr til andre foreninger i rollespilsmiljøet. Bl.a. en Kamera pakke og streaming udstyr. Læs mere om det på Bifrosts hjemmeside.
ALEAs vigtigste opgave er at udnævne næste års general for Fastaval. Dette foregår oftest i månederne inden Fastaval, hvor man i første omgang afklarer om den nuværende general ønsker at fortsætte. Der er ingen officiel udvælgelsesprocedure, men nogle af de ting bestyrelsen kigger efter ved en kommende general er erfaring som arrangør på Fastaval, gerne indenfor flere ansvarsområder, evnen til at samle folk omkring og motivere dem til at yde en indsats for Fastaval. Sidst men ikke mindst skal den kommende general have lyst og mulighed for at lægge et ganske stor antal frivillige timer over det næste år for at blive klar til Fastaval, og afslutte regnskabet og evaluering efterfølgende.
Når generalen er udnævnt, fastlægger ALEA ønsket til budgettet for Fastaval, herefter ligger det kommende Fastaval i vedkommendes hænder.
Denne særlige Otto uddeles i løbet af Fastaval, i modsætning til de øvrige Ottoer, som først afsløres til Ottoshowet om søndagen. Det er ALEAs pris, og dermed i sidste ende bestyrelsen, som er ansvarlig for prisen. I praksis bliver opgaven med at finde en jury og præsentere først de nominerede og siden vinderen (hvis der er nogen) overdraget til sidste års vinder i langt de fleste tilfælde. Du kan læse mere om Æresottoens historie og vinderne på Fastavals hjemmeside.
ALEA afholder i løbet af efteråret sammen med næste års Fastavalarrangører bl.a. workshops for kommende forfattere og brætspilsdesignere. Disse workshops er en god måde for dem at få afprøvet deres idéer på et tidligt tidspunkt, hvor man stadig kan nå at lave store ændringer, hvis det bliver nødvendigt.
Det er også muligt at søge om penge hos ALEA til at lave andre workshops og kurser for arrangørerne på sit arrangørområde. Kontakt årets hovedarrangører for at få mere af vide om arrangørmødepuljen.
ALEAs bestyrelse har som nævnt det overordnede ansvar for kongressen Fastaval, men deltager ikke i hovedarrangørernes arbejde. Rent praktisk betyder det, at bestyrelsen lægger nogle rammer for hovedarrangørerne til årets budget, men blander sig ikke i hvordan de opnår dette. Når bestyrelsen har udpeget næste års general, er det herefter generalens opgave at samle sin hovedarrangørgruppe og resterende arrangører og sørge for at alle bliver klar til påsken!
I samarbejde med generalen, vælges der et bestyrelsesmedlem som er dennes kontaktperson. De er i kontakt løbende hen over året og op til Fastaval, for at informerer bestyrelsen om fremskridt og eventuelle udfordringer. Dette tages op til kommende bestyrelsesmøder. Hvis hovedarrangørerne beder om hjælp, går ALEAs bestyrelse ind og rådgiver om eller overtager en opgave helt eller delvist.
Når Alea går ind i en personsag, kan det ske af flere årsager. Det kan enten være fordi årets Hovedarrangørgruppe vurderer at det i den specifikke sag er bedre at Alea overtager håndteringen af sagen. Alea fungerer som en ekstra ressource for Hovedarrangørgruppen og træder derfor til, hvis der er specifikke opgaver de ønsker hjælp til at løse. Alea håndterer også sager der strækker sig over flere år. Det kan være fordi der er opstået en konflikt på en Fastaval, som så kræver mægling eller anden intervention året efter. I de tilfælde overleverer første års hovedarrangørgruppe til Alea, som overtager sagen. Hvis en sag er sendt direkte til Alea, vil de som udgangspunkt også være dem der håndterer sagen.
Hvis du gerne vil vide mere om præcis hvordan processen er, når Alea håndterer en personsag, kan du læse mere her.
ALEAs bestyrelse er bindeledet mellem de skiftende generaler og hovedarrangørmedlemmer, og dermed også dem, der har ansvaret for at vigtig viden bliver overdraget.
Som medlem af ALEA er du også indirekte medlem af Bifrost, landsforeningen for kreativ udvikling af børn og unge. Dette giver os forskellige muligheder og medlemsfordele i vores foreningsarbejde.